Nieuws

Aanbevolen

Laagziekteverzuim, in belang van werkgever én werknemer

De aanpak van psychische verzuim problematiek is een zaak van de werkgever én werknemer

Een arbeidsongeschikte werknemer kost niet alleen veel geld, de organisatie en de klantrelatie kan worden verstoord. We hoeven het niet nog eens uitvoerig te beschrijven, tal van onderzoeken en publicaties geven aan dat een groot deel van de arbeidsongeschiktheid te maken heeft met psychische/ sociale klachten. Vaak komen de klachten voort uit een combinatie van privé en werkproblemen.

De afgelopen jaren is bij herhaling de vraag gesteld hoe het komt dat mensen met psychische klachten in de WIA terechtkomen. Huis- en bedrijfsartsen is verweten, onder meer door psychologen die de patiënt in een later stadium behandelen, dat zij een belemmerende, vertragende rol spelen bij het herstel. Te vaak zouden ze patiënten met stressgerelateerde klachten naar huis sturen met het advies ‘eens lekker uit te rusten'. Hierdoor neemt de kans toe dat iemand langdurig gaat verzuimen.

Hoe langer iemand niet deelneemt aan het arbeidsproces, dan wel contact heeft met de organisatie (leiding), hoe moeilijker het voor hem wordt om terug te keren. Een thuiszittende werknemer relativeert zijn problemen niet, deze worden in zijn gedachten steeds groter en meer onoplosbaar met als gevolg: niet naar het werk terug. Een soortgelijk proces signaleren we vaak bij de tegenpartij, de werkgever. Wat te doen met dit soort klachten? Het gevolg is dat er niets wordt ondernomen. Onze boodschap luidt: hoe eerder de problematiek wordt aangepakt, des te kleiner is de kans dat iemand langdurig verzuimt.

Onderkennen klachten van psychische / sociale aard

Hoe om te gaan, te handelen bij het onderkennen van verminderd functioneren door werkdruk, psychische klachten (werk - privé), overspannenheid, burnout etc. Vaak kenmerken zich dit soort klachten door eerder verzuim in de categorie; wisselend en vaag; griep, hoofdpijn etc. Pas later worden signalen afgegeven dat er “meer” aan de hand is. Zoals bekend is psychisch verzuim vaak langdurig van aard en dreigt heel snel afstand van het werk te worden genomen. Geen contact, geen communicatie.

Mijn werknemer wordt al behandeld, moet en kan ik dan toch nog wat doen? Ook in die gevallen waar betrokkene al in behandeling is in de reguliere zorgsector (huisarts, RIAGG etc.) is het zeer wenselijk om als werkgever andere vorm van begeleiding aan te bieden (coachend). De reguliere zorg is namelijk hoofdzakelijk gericht op het individu zelf en minder op de gehele (werk- en privé) situatie. Ook is het voor de werkgever een haast onmogelijke zaak om hierover met de reguliere zorg contact te hebben, laat staan hierin een rol te spelen. De financiële last en organisatieverstoring liggen echter wel bij de werkgever. Redenen om niet stil te blijven zitten.

Mogelijke aanpak vanuit de werkgever.

a. Indien er twijfels zijn over de echtheid van de klachten, is het verstandig om de werknemer uit te nodigen op de werkplek en met de werknemer door te praten over de problemen. Dit heeft tot doel: informatie verzamelen (feiten), afspraken maken (vastleggen) en acties uitzetten.

Let op; bij dit soort problematiek is het begrijpelijk dat men als werkgever niet alles van de werknemer te horen krijgt. Mede daarom is het van belang een onafhankelijke derde in te schakelen. Vertrouwen en bescherming van de privacy is in deze situatie van groot belang.

Indien het overduidelijk is dat er psychische problemen zijn (overspannen, depressieve en of boosheid, etc.) dan belangstelling tonen en aangeven aan betrokkene dat een ondersteuning mogelijk is (eventueel eerst voor advies en een prognose naar de arbo-arts).

Op deze manier voldoet u aan de wettelijke verplichtingen, maar getuigt u ook van een betrokken werkgeverschap.

Coaching van uw werknemer(s)

Werknemers zijn waardevolle en krachtige elementen binnen een team of organisatie.

Het is daarom van groot belang dat werknemers plezierig, betrokken en gemotiveerd hun werk kunnen blijven uitvoeren. Mensen beginnen vaak aan coaching omdat ze “ergens last van hebben”. Of gaan preventief in coaching om een ziekte-uitval te voorkomen. Hij of zij wil stilstaan bij problemen die men op het werk of thuis hebt. Of men wil praten over ‘verschijnselen’ die men ervaart, zoals stressgevoelens, duizelingen, slaapgebreken of andere fysieke ervaringen. Veel mensen kiezen voor coaching omdat ze verder willen komen in hun leven.

Wat heeft coaching uw werknemer te bieden.

Coaching biedt helderheid door de kluwen van de ervaringen, gedachten en wensen te ontwarren. Daarbij kijkt de coach ook altijd of fysieke problemen voldoende medisch zijn onderzocht en behandeld. Soms vindt men in een persoonlijke crisis hun motivatie om in beweging te komen, anderen krijgen op hun werk de signalen dat het tijd is voor een ‘check-up’. Sommigen zijn alleen tijdelijk het overzicht in hun leven kwijt en kunnen na een paar gesprekken weer verder. Ook als veranderingen zich aandienen, kan persoonlijke coaching nuttig zijn. Soms zijn al een aantal preventieve gesprekken voldoende om ziekte uitval te voorkomen.

Wat doet een persoonlijke coach?

Een coach biedt in eerste instantie vanuit een brede levenservaring een actief luisterend oor, waardoor men problemen op een rij kan krijgen en men doelen weer helder voor ogen hebt. Een coach stimuleert mensen, binnen het werk - of privé-situatie, om problemen inzichtelijk te maken en deze tot een verandering te brengen, zich te ontwikkelen of nieuwe wegen in te slaan. Essentieel voor een coach is dat hij (of zij) een verbinding met de klant aangaat. De coach gebruikt instrumenten zoals: individuele gesprekken, doorvragen en tot de kern komen, kennis van de hersenwerking en de hormoonhuishouding (stress en burnout), speciale bemiddeling (o.a. bij echtscheiding, omgangsregeling of werksituaties) en gereedschappen, bijvoorbeeld vanuit groepsdynamica, communicatie vaardigheden en cognitieve advisering.

De coach neemt de tijd voor zijn klant en moedigt aan om het probleem tot een juiste oplossing te brengen en begeleidt de werknemer om een stap verder te komen. Coaching van de individuele werknemer staat centraal in onze afspraken.

Gezien het karakter van coaching, is de relatie strikt vertrouwelijk. De coach mag in overleg met de werknemer signaleren bij het betrokken management van de werkgever uitsluitend op hoofdlijnen en tendensen die mogelijk in het bedrijf of de organisatie spelen; altijd ontdaan van alle individuele feiten of privé omstandigheden.

Opbouw coachingtraject

Opdracht inzet coaching.

De bedrijfsarts of de manager die bij de betrokken werkgever leiding geeft aan het kantoor of de vestiging van het bedrijf (dus dat is boven afdelingsniveau) is degene die de werknemer coaching aanbiedt c.q. deze verwijst.

Het intakegesprek.

In het intakegesprek kan de coach een indicatie krijgen van duur en intensiteit van het coachingtraject.

Tijdsduur

Coaching kan inhouden dat in 6 tot 12 consulten een bepaald probleem van de werknemer wordt geanalyseerd en uitgewerkt, waarna de kluwen is ontward, huiswerk is gedaan en de klant weer verder kan. In veel gevallen ontstaat een contact (van enkele maanden), waarin in eerste instantie wekelijks of twee wekelijks en later maandelijks personal coaching gesprekken plaatsvinden. De coach heeft persoonlijk (of minstens telefonisch) contact met degene die verwijst. Voorop staat dat de coach een vertrouwensfunctie naar de individuele werknemer heeft. De coach legt geen dossier aan en rapporteert niet anders dan strikt noodzakelijk is voor de taxatie van tijdsduur, frequentie en kosten en de voortgang van de coaching. Zonodig wordt er gebruik gemaakt van een tussenrapportage over de voortgang van het traject

Afronding traject

Het coachingtraject wordt altijd afgesloten met een eindrapportage.

Rendement

Het rendement van coaching is dat werknemers anders leren denken over én bewuster omgaan met privéproblemen, werkdruk, stress of conflicten. In staat zijn te komen tot een open bedrijfscultuur waardoor de werksfeer verbetert, leren betrokken te zijn naar elkaar en daarbij de kans dat het ziekteverzuim daalt.

Coaching heeft zich al bewezen voor een brede doelgroep; management en organisatie, onderwijs, welzijn en gezondheidszorg.

Indien u coaching wenst in te schakelen.

Bij het aanvragen van de interventie (coaching/begeleiding), kunt u contact zoeken met één van onze contactpersonen. Wij kunnen u helpen om het traject goed en zorgvuldig op te pakken, een heldere terugkoppeling te krijgen en een basis te leggen voor de aanvraag van eventuele subsidiebijdragen.

Hierbij 10 praktische tips

1. Voorkom ziekteverzuim

Besteedt aandacht aan de werkomstandigheden. Toon regelmatig belangstelling voor u (gezonde) medewerkers. Uit uw waardering, geef schouderklopjes. Houd waar mogelijk rekening met speciale wensen van een medewerker, gezinsomstandigheden en geloof.

2. Vast agendapunt op werkoverleg

Ons advies: zet ziekteverzuim standaard ieder kwartaal op de agenda van het werk- of afdelingsoverleg. Een goed moment om samen de ziekteverzuimcijfers van de afdeling en het bedrijf te bekijken, en trends en ontwikkelingen te bespreken. Ga ook na hoe het zit met de werkomstandigheden en wat er (nog) moet gebeuren om ziekteverzuim te voorkomen.

3. Houd de regie

U zult het waarschijnlijk met ons eens zijn: de leidinggevende is verantwoordelijk voor zijn medewerkers, ook als ze arbeidsongeschikt zijn. Toch zien we regelmatig gebeuren dat leidinggevenden –vooral bij langdurig zieke medewerkers- de regie uit handen geven. Bijvoorbeeld door opeens niet meer bij een verzuimgesprek aanwezig zijn. Jammer, want u kent uw medewerker het beste en u weet precies welke (rëintegratie)mogelijkheden er zijn op de afdeling. Logisch dat u deskundigen, zoals een psycholoog, bedrijfsarts of een personeelsadviseur, inschakelt om u te laten adviseren, maar zorg dat u de touwtjes in handen houdt.

4. Houd contact

Onderhoud regelmatig contact, toon belangstelling en ga na wat u kunt doen om terugkeer naar het werk voor de medewerker makkelijker te maken. Zorg dat de medewerker betrokken blijft bij de organisatie. Als een medewerker wat langer ziek is maar wel kan reizen, nodig hem dan uit voor het werkoverleg, bijeenkomsten of gewoon voor een kop koffie. De medewerker blijft dan op de hoogte van ontwikkelingen en houdt contacten met zijn collega’s, waardoor de drempel om terug te keren afneemt.

5. Maak heldere afspraken

Leidinggevenden hebben soms het gevoel dat een medewerker hen ‘ontglipt’ en dat de communicatie stroef verloopt. Ons advies: laat de zaak nooit op zijn beloop! Spreek duidelijk af wie wanneer wat doet en leg dit vast. Houdt u aan uw afspraken, maar verlang ook van de medewerker dat hij zijn afspraken nakomt. Schroom niet om sancties te nemen als een medewerker niet meewerkt aan de rëintegratie.

6. Investeer

Conflictbemiddeling, begeleiding van een psycholoog, gerichte fysiotherapie….er zijn tal van diensten die u kunt inhuren en die de terugkeer van een medewerker kunnen bespoedigen. Uiteraard kosten deze interventies geld, maar doordat een medewerker sneller weer terug aan het werk kan (geen wachtlijsten, gerichte therapie) levert het ook weer geld op. En u houdt de regie. Bovendien wordt het door de meeste werknemers enorm gewaardeerd dat hun bedrijf deze mogelijkheid biedt.

7. Ga op bezoek bij de medewerker thuis

Wij zijn ervan overtuigd dat leidinggevenden die hun arbeidsongeschikte medewerkers thuis bezoeken een lager ziekteverzuim hebben dan collega’s die dit niet doen. Wij kennen voorbeelden van leidinggevenden met een hoog ziekteverzuim (meer dan 10 %) die besluiten om hun arbeidsongeschikte medewerkers op de eerste of tweede ziektedag thuis te bezoeken. Sommige leidinggevenden beperken de bezoeken tot medewerkers waarvan zij de indruk hadden dat zij niet echt arbeidongeschikt zijn. Het ziekteverzuim van deze leidinggevenden daalt enorm (soms met meer dan de helft). De leidinggevenden geven toe: het was een behoorlijke tijdsinvestering, maar het levert binnen de kortste keren veel winst op. Want minder zieken betekent: minder werkdruk, minder vervanging regelen, minder tijdelijke collega’s inwerken, betere sfeer op de afdeling enz. Vanzelfsprekend gaan we er vanuit dat je dit alleen doet als betrokkene zelf niet in staat is om naar het bedrijf te komen of in de situatie als er sprake is van zeer langdurig verzuim.

8. Terug op het werk: eerst even praten!

Neem de tijd voor een medewerker die langdurig ziek is geweest en weer voor het eerst aan het werk gaat en informeer de eerste tijd regelmatig hoe het gaat. Voer standaard een gesprek met ‘frequent-verzuimers’, oftewel medewerkers die zich drie keer of vaker per jaar ziekmelden. In een dergelijk gesprek blijkt vaak dat er meer aan de hand is. Bijvoorbeeld dat de medewerker het niet meer naar zijn zin heeft of de werkdruk niet meer goed aan kan.

9. Zorg voor een goed dossier.

U kunt nog zo uw best hebben gedaan om de medewerker te ondersteunen bij de rëintegratie, indien u dit niet kunt aantonen bij de WAO-aanvraag, dan heeft u een probleem. U loopt dan een groot risico dat u het salaris van de medewerker nog enige tijd moet doorbetalen. Houdt u aan de Wet Poortwachter en zorg dus dat u afspraken regelmatig vastlegt.

10. Maakt u hard voor goede randvoorwaarden.

Een voorwaarde voor effectief verzuimmanagement is dat het management doordrongen is van de noodzaak en hier ook naar handelt. Er moeten heldere procedures, werkafspraken en regelingen zijn. U moet ondersteuning kunnen krijgen van professionals die goed op de hoogte zijn van wet- en regelgeving, interventies enz. Mocht dit in uw bedrijf nog niet zo goed geregeld zijn, kaart dit dan aan. Wellicht kunt u voorstellen om een afspraak te maken met INSIEME. Wij hebben veel ervaring in het opzetten en verder professionaliseren van het verzuimmanagementbeleid van bedrijven en daar zeer goede resultaten mee geboekt.